一、前言

　　研发费用加计扣除政策是国家激励企业科技创新、减轻税收负担的核心税收优惠政策。根据《国家税务总局关于发布修订后的〈企业所得税优惠政策事项办理办法〉的公告》(2018年第23号)、《财政部 税务总局关于进一步完善研发费用税前加计扣除政策的公告》(2023年第7号)等政策文件规定，企业享受研发费用加计扣除优惠采取"真实发生、自行判别、申报享受、相关资料留存备查"的办理方式。

　　留存备查资料是企业证明研发活动真实合规、费用归集准确合理的核心依据。企业若资料留存不全、不规范，不仅无法享受加计扣除优惠，还可能面临补缴税款、加收滞纳金、影响信用评级等涉税风险。本文依据国家及广东省官方政策，全面梳理备查资料的完整清单与合规要点。

　　二、政策依据

　　《国家税务总局关于发布修订后的〈企业所得税优惠政策事项办理办法〉的公告》(2018年第23号)附件《企业所得税优惠事项管理目录(2017年版)》明确规定，主要留存备查资料包括：自主、委托、合作研究开发项目计划书和企业有权部门关于自主、委托、合作研究开发项目立项的决议文件;自主、委托、合作研究开发专门机构或项目组的编制情况和研发人员名单;经科技行政主管部门登记的委托、合作研究开发项目的合同;从事研发活动的人员和用于研发活动的仪器、设备、无形资产的费用分配说明(包括工作使用情况记录及费用分配计算证据材料);集中研发项目研发费决算表、集中研发项目费用分摊明细情况表和实际分享收益比例等资料;"研发支出"辅助账及汇总表;企业如果已取得地市级(含)以上科技行政主管部门出具的鉴定意见，应作为资料留存备查。

　　《财政部 税务总局 科技部关于企业委托境外研究开发费用税前加计扣除有关政策问题的通知》(财税〔2018〕64号)第三条规定，委托境外进行研发活动的企业，还需留存备查：委托境外研发银行支付凭证和受托方开具的收款凭据、当年委托研发项目的进展情况等资料。

　　《国家税务总局 财政部关于优化预缴申报享受研发费用加计扣除政策有关事项的公告》(2023年第11号)第三条强调，企业享受研发费用加计扣除优惠，需填报《研发费用加计扣除优惠明细表》(A107012)，并将该表与规定的其他资料一并留存备查。

　　三、核心备查资料清单

　　(一)研发项目立项与审批类资料

　　研发项目计划书需包含项目名称、研发目的、研发领域(需符合"三新"范畴：新技术、新产品、新工艺)、研发内容、技术创新点、技术路线、研发周期、研发人员配置、研发费用预算、预期成果等，经企业负责人签字确认。

　　研发项目立项决议文件需提供企业有权部门(股东会、董事会、总经理办公会等)出具的正式立项决议，内容包括项目立项审批意见、立项时间、项目负责人、研发资金来源、项目实施部门等，需有参会人员签字、加盖企业公章。

　　若研发项目发生研发内容调整、周期延长、预算变更或提前终止等情况，需留存项目变更申请报告、企业有权部门的变更审批决议、项目终止说明及相关证明材料。

　　(二)研发机构与人员管理类资料

　　研发专门机构/项目组编制文件包括企业设立研发中心、技术部、研发项目组的正式文件，明确研发机构的职责、组织架构、人员编制、研发范围等，文件需加盖企业公章。

　　研发人员完整名单及资质证明需包含所有直接参与研发活动的人员及外聘研发人员信息，包括姓名、身份证号、岗位、学历、专业、入职时间、所属研发项目、研发分工等。同时需留存研发人员的劳动合同、社保缴纳记录、工资发放记录、学历证书、职称证书等，外聘人员还需额外留存劳务合同、付款凭证、工作量确认单。

　　研发人员工时分配记录是核心备查资料。针对同时参与多个研发项目、或同时承担研发与非研发工作的人员，需留存每日或每周工时记录表，明确研发人员在每个研发项目上的工作时长、非研发工作时长，工时记录需由研发人员本人签字、项目负责人审核确认，作为人员人工费用在不同项目、不同费用类型间分摊的直接依据。

　　(三)研发活动合同与协议类资料

　　委托研发项目合同需留存完整的委托研发合同，明确研发内容、技术要求、研发周期、费用金额、支付方式、研发成果归属、知识产权归属、双方权利义务等核心条款。关键要求：委托研发合同需经科技行政主管部门(广东省及各地市技术合同登记机构)登记认定，未登记的委托研发合同，对应的研发费用不得享受加计扣除优惠。需留存合同原件、技术合同登记证明原件、登记回执等资料。

　　合作研发项目合同需留存多方签订的合作研发合同，明确合作各方的研发内容、投入资源、费用分摊比例、成果归属、知识产权共享方式等，同样需经科技行政主管部门登记。

　　集中研发项目相关协议适用于集团企业，需留存集团母公司与子公司签订的集中研发协议，明确研发项目名称、参与子公司、研发费用总额、费用分摊方法、收益分享比例、成果使用范围等。

　　委托境外研发项目补充资料需留存：委托境外研发银行支付凭证、境外受托方开具的合法收款凭据、当年委托研发项目的进展情况报告、境外受托方资质证明等。

　　(四)研发费用归集与分配类资料

　　研发费用分配说明及计算依据针对研发人员、研发仪器设备、无形资产同时用于研发与非研发活动的情况，需留存详细的费用分配说明，包括人员人工费用分配方法、仪器设备折旧费用分配方法、无形资产摊销费用分配方法，并附具体的分配计算过程、计算证据材料，由财务部门、研发部门共同签字确认。

　　研发仪器、设备、无形资产使用记录需留存研发专用仪器设备的购置合同、发票、折旧计算表、使用台账;研发用无形资产的购置合同、发票、摊销计算表、使用情况记录;共用仪器设备、无形资产的使用时长记录、分摊比例确认单。

　　研发费用原始凭证所有研发费用对应的原始凭证均需留存，包括人员人工费用的工资表、社保缴费凭证、外聘人员劳务费发票;直接投入费用的研发材料采购合同、发票、领料单;折旧费用的仪器设备折旧计算表;无形资产摊销费用的摊销计算表;新产品设计费、新工艺规程制定费的设计合同、发票;其他相关费用的专家咨询费发票、差旅费报销单、会议费发票等。

　　(五)财务核算与申报类资料

　　研发支出辅助账及汇总表按照国家税务总局发布的2021版或2015版研发支出辅助账样式，按研发项目、费用类别逐笔登记研发费用发生情况。企业需按项目单独设立辅助账，不得多个项目混合登记。企业可自主选择使用2021版或2015版样式，也可自行设计，但自行设计的样式应当包括2021版研发支出辅助账样式所列数据项，且逻辑关系一致。

　　研发费用加计扣除优惠明细表(A107012)企业预缴申报或年度汇算清缴时填报的《研发费用加计扣除优惠明细表》(A107012)，需留存纸质版(加盖公章)及电子版，表内数据需与研发支出辅助账、汇总表、财务账簿数据完全一致。

　　企业所得税纳税申报表及相关附表留存年度企业所得税纳税申报表(A类)、预缴申报表，以及与研发费用相关的其他附表。

　　(六)科技鉴定与成果证明类资料(可选但建议留存)

　　科技行政主管部门鉴定意见若企业研发项目已取得地市级(含)以上科技行政主管部门出具的研发项目鉴定意见、科技成果评价报告，需完整留存。

　　研发成果证明材料包括研发项目形成的专利证书、软件著作权登记证书、新产品检测报告、新技术验收报告、技术查新报告、学术论文、行业标准制定文件等。

　　(七)科技型中小企业补充资料

　　科技型中小企业需留存入库登记编号证明资料。

　　四、留存规范

　　(一)留存期限

　　企业留存备查资料的保存期限为自该项目研发费用所属年度企业所得税汇算清缴期结束次日起保存10年。例如：2025年度研发费用加计扣除，汇算清缴期结束日为2026年5月31日，资料需留存至2036年6月1日。

　　(二)留存形式

　　纸质资料需留存原件，复印件需加盖企业公章并注明"与原件一致"，资料需装订成册，按年度、研发项目分类归档，标注资料名称、项目编号、年度、页码。

　　电子资料电子发票、电子合同、电子辅助账、电子申报表等电子资料，需留存完整的电子文档，并备份至企业专用服务器或合规云存储平台，确保电子资料不被篡改、可长期读取。

　　混合留存纸质资料与电子资料需同步留存，相互对应，电子资料需与纸质资料内容完全一致。

　　(三)归集管理

　　按"一个研发项目、一套备查资料"的原则归集，不同研发项目的资料不得混合存放。建立备查资料管理台账，记录资料名称、留存位置、留存期限、负责人、更新情况。明确资料管理责任人，确保资料保管安全、完整。企业发生合并、分立、注销等情况时，需按规定移交备查资料。

　　五、合规风险与注意事项

　　(一)常见合规风险

　　资料缺失风险：立项决议、技术合同登记证明、研发支出辅助账、工时记录等核心资料缺失，导致研发项目无法通过税务核查，被追缴税款及滞纳金。

　　资料不规范风险：项目计划书内容模糊、工时记录事后补填、费用分配无依据、辅助账登记不完整、合同未登记等，被认定为资料不合规，取消加计扣除资格。

　　数据不一致风险：研发支出辅助账、汇总表、纳税申报表数据不一致，费用凭证与辅助账无法对应，被税务机关认定为虚列研发费用。

　　(二)合规留存注意事项

　　提前规划，全程留存：从研发项目立项开始，同步收集、整理备查资料，避免研发结束后补资料导致的不规范问题。

　　严格落实技术合同登记：委托、合作研发合同务必在广东省及各地市科技部门完成登记，未登记合同对应的费用不得加计扣除。

　　规范研发支出辅助账登记：严格按照辅助账样式，逐笔、及时、准确登记研发费用。

　　强化部门协作：财务部门、研发部门、人事部门、行政部门需协同配合，确保人员、设备、费用、合同等资料完整归集。

　　定期自查整改：每季度、年度开展研发费用加计扣除备查资料自查，对照政策清单查漏补缺。

　　关注政策更新：及时关注国家税务总局、广东省税务局发布的研发费用加计扣除政策调整，同步更新备查资料清单与留存要求。

　　六、结语

　　研发费用加计扣除备查资料的合规留存，是广东企业享受税收优惠的"生命线"。企业需严格遵循官方政策要求，完整、规范、及时留存各类备查资料，建立标准化的资料管理体系，既保障自身合法享受税收优惠，也有效防范涉税风险。

　　企业在资料留存过程中遇到疑问，可咨询主管税务机关或广东省12366纳税服务平台，确保留存工作合规、高效，助力企业在科技创新的道路上轻装上阵、高质量发展。
 

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